Alma is een geavanceerd bibliotheek management systeem. Het is een geïntegreerde oplossing voor al uw materialen, zodat u al uw materialen op één centrale locatie kunt beheren met dezelfde omgeving. Het heeft flexibele en geavanceerde configuratieopties voor al uw werkprocessen. Alma bevordert de samenwerking tussen bibliotheken dankzij de samenwerkingsfunctionaliteit voor het beheer van hun catalogus, aankopen, administratie en analyses.
LIBIS biedt bibliotheekprofessionals een geïntegreerde oplossing voor alle bibliotheekmaterialen, zodat bibliothecarissen al hun bronnen (gedrukt, elektronisch en digitaal) in één centrale toepassing kunnen beheren. Wij bieden één werkomgeving waarin verschillende soorten materialen op een geïntegreerde en uniforme manier worden verwerkt. Dit wordt weerspiegeld in traditionele modules voor catalogiseren, circulatie, ILL, acquisitie, periodiek beheer, etc. die worden uitgebreid met toegepaste functionaliteit voor het beheer van (en het bieden van toegang tot) elektronische en digitale bronnen.
Kenmerken van het bibliotheek management systeem:
Het bibliotheekbeheersysteem Alma is sinds de zomer van 2014 operationeel binnen LIBISnet, het is cloudgebaseerd en de toepassing is beschikbaar via verschillende webbrowsers. Dit betekent dat het niet nodig is om eigen lokale servers te onderhouden of clientsoftware op verschillende pc's te installeren en bij te werken. De gegevens worden opgeslagen en gebackupt in Europese datacenters in de cloud en volgens de hoogste normen beheerd door een team dat 24/7 de beschikbaarheid en prestaties controleert. Nieuwe versies, toegevoegde functionaliteit en updates worden op een transparante en naadloze manier geïmplementeerd via driemaandelijkse agile releasecycli.
Het bibliotheekbeheersysteem maakt onderscheid tussen de volgende soorten bronnen:
Niet elke bibliothecaris heeft hetzelfde profiel en/of dezelfde taken. Het bibliotheekbeheersysteem maakt het mogelijk om, op basis van granulaire autorisaties en persoonlijke aanpassingen, taken aan te pakken/door te sturen naar de relevante bibliothecarissen.
Sommige van deze taken kunnen worden omzeild door geautomatiseerde workflowconfiguratie. Bijvoorbeeld, "goedkeurings"-stappen kunnen worden vermeden of geautomatiseerd in specifieke gevallen (gebaseerd op specifieke criteria), geplande import- en validatieprofielen kunnen worden geconfigureerd, nieuwe elektronische inhoud kan automatisch worden toegevoegd op basis van directe integraties met de leveranciers, IBL-verzoeken kunnen worden afgeleverd aan de eindgebruiker zonder enige/te veel tussenkomst van de bibliothecaris, enz.
Het bibliotheekbeheersysteem maakt gebruik van internationale standaarden, formaten en uitwisselingsprotocollen die integraties met externe systemen mogelijk maken; bijvoorbeeld verbindingen met uitgeverssystemen, betaalterminals, boekhoud- en ERP-systemen, externe databases, enz. Naast deze meer traditionele integraties biedt de applicatie ook toegang tot de workflows en gegevens in het bibliotheeksysteem via RESTful API's, waardoor realtime toegang tot het bibliotheeksysteem mogelijk is.
Voorbeelden van externe integraties
Aanwinst:
Bronnenbeheer (catalografie):
Vervulling (circulatie):
Authenticatie
De topologie van het bibliotheekbeheersysteem maakt een configuratie op verschillende niveaus mogelijk die de organisatie en activiteiten van de bibliotheek kan weerspiegelen. Deze flexibiliteit maakt duidelijke afscherming/barrières mogelijk, maar ook samenwerking tussen bijvoorbeeld verschillende afdelingen, campussen, bibliotheken en zelfs andere bibliotheken in de context van een netwerk (bijv. LIBISnet).
Deze samenwerkingsmogelijkheden binnen LIBISnet maken onder andere het gebruik van meerdere gedeelde catalogi mogelijk (lokaal/institutioneel, LIBISnet, centrale kennisbank), het delen van gebruikersaccounts tussen instellingen, of het gezamenlijk aankopen en beheren van elektronische inhoud, enz.
Het bibliotheekbeheersysteem bevat een geïntegreerde analysemodule, gebaseerd op OBIEE (Oracle Business Intelligence Enterprise Edition), waarbij de bibliotheekgegevens elke 24 uur worden geladen en bijgewerkt in de analysedatabase. Deze module biedt veel mogelijkheden voor het maken en aanpassen van rapporten, statistieken en visualisaties, die op elk moment en op verschillende manieren toegankelijk zijn.
Bijvoorbeeld op pagina's/gebieden binnen Alma zelf, via specifieke dashboards voor bepaalde gebruikersgroepen, via widgets die getoond kunnen worden op het beginscherm van elke bibliothecaris (afhankelijk van autorisatie kunnen bepaalde rapporten verborgen of getoond worden), of via rapporten die op gezette tijden via e-mail worden doorgestuurd naar geïnteresseerde gebruikers. Rapporten kunnen altijd worden geëxporteerd in CSV-, Excel- of PDF-formaat.